IT-Outsourcing – Definition, Ziele, Vor- und Nachteile
IT-Outsourcing – Definition, Ziele, Vor- und Nachteile
IT-Outsourcing ist für viele Unternehmen zum Schlüsselinstrument geworden, um wettbewerbsfähig zu bleiben und um die Effizienz zu steigern. Dabei gibt es verschiedene Aspekte zu beachten – von der Definition über die strategischen und operativen Komponenten bis zu den Vor- und Nachteilen – wenn es um das IT-Outsourcing geht, um zu verstehen, wie es den Erfolg eines Unternehmens beeinflussen kann.
Definition
Outsourcing ist eine Geschäftspraxis, bei der ein Unternehmen bestimmte Aufgaben oder Dienstleistungen an einen externen Partner oder eine externe Quelle delegiert, um Kosten zu senken und Effizienz zu steigern. Dabei kann das Outsourcing von einem Zulieferer, der Basiskomponenten für Produkte liefert, die im Anschluss intern zusammengebaut werden, bis zum Offshoring von Aktivitäten – wie dem Kundendienst oder IT-Supportfunktionen – reichen.
Indem Unternehmen einige ihrer Tätigkeiten von externen Anbietern erledigen lassen, können sie auf Fachwissen zurückgreifen, das intern nicht verfügbar ist. Gleichzeitig profitieren sie von Größenvorteilen, Preisflexibilität und einer kürzeren Markteinführungszeit.
Gängige Anwendungsgebiete
IT-Projekte sind ein Paradebeispiel für IT-Outsourcing. Viele Unternehmen verfügen nicht über eine eigene IT-Abteilung und verlassen sich auf externe Experten, um Server, Datenbanken und andere technologische Infrastrukturdienste als Teil ihres Betriebs zu entwickeln und zu verwalten. Je nach Umfang und Bedarf an Spezialisierung kann das Outsourcing die Beauftragung eines einzigen Anbieters (Single-Vendor) oder die Verteilung der Aufgaben auf mehrere Anbieter (Multi-Vendor) beinhalten. In jedem Fall ist das Ziel eine höhere Effizienz und Produktivität bei gleichzeitiger Wahrung der Qualitätsstandards.
Wann IT-Outsourcing für Ihr Unternehmen sinnvoll ist
Strategischer Aspekt
Die strategische Komponente einer IT-Infrastruktur oder einer Anwendungsimplementierung darf nicht außer Acht gelassen werden. Sie muss die Ziele des Unternehmens widerspiegeln, um einen effektiven und effizienten Einsatz zu gewährleisten. Für viele Unternehmen geht es bei diesen Zielen darum, Wege zu finden, wie sie den Einsatz von Technologie maximieren und gleichzeitig den Zeit- und Kostenaufwand für die Einstellung und Schulung von Personal, das auf verschiedene Bereiche spezialisiert ist, reduzieren können.
Operativer Aspekt
Die Rechnungsstellung durch den Dienstleister ist eine wesentliche operative Komponente, wenn es darum geht, einen transparenten Überblick über die Kosten zu schaffen. Auf diese Weise kann jeder potenzielle Kunde die tatsächlichen Kosten einer bestimmten Dienstleistung, die er in Betracht zieht, nachvollziehen und entscheiden, ob sie in seinem Budget liegt. Dank eines solchen Abrechnungssystems können beide Parteien klar und deutlich verhandeln und haben gleichzeitig Gewissheit darüber, wie viele Kosten wohin fließen.
Der Kostenfaktor
Bei der Softwareentwicklung können die Gemeinkosten für einen vollständigen Stab interner Entwickler unerschwinglich sein. Kleine und mittlere Unternehmen haben oft nicht den Luxus, ihre eigenen IT-Abteilungen zu beschäftigen oder für laufende Entwicklungsprojekte zu bezahlen. Hier kann das Outsourcing von Kostenkomponenten einen großen Unterschied machen. Durch die Beauftragung von externen Lösungsanbietern können Unternehmen ihre Betriebskosten senken, indem sie nur dann Geld ausgeben, wenn die Dienste tatsächlich benötigt werden, anstatt unabhängig von der Nutzung Fixkosten zu verursachen. Und da die Effizienz durch bedarfsorientiertes Outsourcing gesteigert wird, sparen Unternehmen nicht nur Geld, sondern auch Zeit.
Neben der Senkung der Fixkosten kann das Outsourcing von Kostenkomponenten auch Möglichkeiten zur Geschäftsausweitung oder für neue Projekte eröffnen, die sonst aufgrund von Budgetbeschränkungen nicht realisierbar wären. Indem sie die Arbeit nach Bedarf an einen externen Anbieter auslagern, können Unternehmen nun komplexe Softwareanwendungen erstellen, ohne im Voraus große Summen auszugeben. Sie erhalten zudem Zugang zu Fachwissen und Ressourcen, die sie selbst nicht haben und/oder sich intern nicht leisten können. Darunter fallen etwa spezialisiertes Personal sowie die neuesten Technologien. Gleichzeitig sparen Unternehmen sich die langfristigen Kosten, die mit dem Personal und den Technologien anfallen würden.
Die verschiedenen Formen von IT-Outsourcing
IT-Outsourcing nimmt verschiedene Formen an. Beim Business-Process-Outsourcing werden ganze Geschäftsprozesse – von primären Funktionen wie Vertrieb und Forschung bis hin zu sekundären wie Kundenservice und Rechnungswesen – an externe Dienstleister vergeben. Managed Services umfassen die Übertragung wiederkehrender IT-Prozesse wie Anwendungsmanagement, Netzleistung und Sicherheitsüberwachung an Managed Service Provider, die potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und beheben. Application Outsourcing, besonders verbreitet in der Softwareentwicklung, beinhaltet die Auslagerung von Entwicklung, Support und Betrieb von Anwendungen sowie die Übertragung von IT-Infrastruktur und Software-Lizenzen. Infrastructure Outsourcing hingegen bezieht sich auf die Auslagerung von IT-Infrastrukturelementen wie Rechenzentren, Netzwerken und Endbenutzer-Support. Jede dieser Outsourcing-Formen bietet spezifische Vorteile und erfordert eine sorgfältige Planung und Abstimmung mit den Unternehmenszielen.
Ziele von IT-Outsourcing
Unternehmen jeder Größenordnung nutzen IT-Outsourcing, um Wettbewerbsvorteile zu erlangen, Kosten zu reduzieren und Zugang zu den erforderlichen Fähigkeiten zu erhalten, ohne sich auf weniger optimale Lösungen einlassen zu müssen. Einer der häufigsten Gründe, warum Unternehmen auslagern, ist die Kostenreduzierung. Sie sparen Geld, indem sie die Vorteile niedrigerer Arbeitskosten, günstigeren Infrastrukturen oder vorteilhafterer Steuersysteme – etwa die eines anderen Landes – nutzen. Durch die Auslagerung bestimmter Aufgaben lassen sich die Arbeitskosten senken, denn in der Regel arbeiten ausländische Arbeitskräfte zu niedrigeren Löhnen als die einheimischen Arbeitnehmer.
Outsourcing kann dem eigenen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bieten, denn das Unternehmen, das die outgesourcte Aufgabe übernimmt, verfügt – in den meisten Fällen – bereits über die richtige Infrastruktur sowie über die benötigten Technologien. Diese stehen dem auftraggebendem Unternehmen dann zu einem Bruchteil der Kosten zur Verfügung, was auch geringere Entwicklungszeiten und niedrigere Betriebskosten mit sich bringt.
Ein weiterer Grund für IT-Outsourcing ist der Zugang zu spezialisierten Fähigkeiten, die vor Ort nicht verfügbar sind. Werden spezialisierte Arbeitskräfte mit besonderen Fachkenntnissen benötigt, die der eigene lokale Markt nicht bietet, kann Outsourcing diese Lücke schließen.
IT-Outsourcing: Die richtigen Dienstleister auswählen
Für IT-Outsourcing kommen verschiedene Dienstleister in Betracht, die sich durch ihr Angebot und Abrechnungsmodelle unterscheiden.
Agenturen
IT-Agenturen bieten spezialisierte Produkte und Services zur Unterstützung von Geschäftsprozessen an, darunter die Entwicklung von Apps, Webseiten, Onlineshops und individuellen Softwarelösungen. Ihre Abrechnung erfolgt oft als Festpreis für die Entwicklung und über Vertragslaufzeiten oder Stundensätze für Wartung und Marketinglösungen. Agenturen eignen sich besonders für langfristige Projekte.
Systemhaus
Systemhäuser agieren als klassische IT-Lieferanten, die Hardware- und Softwarelösungen, einschließlich Cloud-Services im SaaS-Modell, anbieten. Sie bieten zusätzliche IT-Dienste wie Beratung, Support und Betreuung. Die Betreuung erfolgt entweder im Break/Fix-Modell, bei dem für IT-Notfälle nach zeitlichem Aufwand abgerechnet wird, oder im Managed Services-Modell, das auf präventive IT-Überwachung setzt und über Abonnementmodelle abgerechnet wird.
Freelancer
Freelancer, oder freie Mitarbeiter, sind selbstständige Experten, die projektbasierte Aufträge für Unternehmen übernehmen. Sie bieten Flexibilität und können spezifische Expertise einbringen. Ihre Abrechnung erfolgt meist pauschal oder nach Stundensatz. Allerdings kann ihre Verfügbarkeit bei Notfällen oder Krankheitsausfällen eingeschränkt sein. Einen Freelancer zu beauftragen, lohnt sich besonders bei großen Projekten, die etwa 12 Monate dauern. Sie bringen eine objektive, externe Perspektive mit ein – insbesondere bei der Entwicklung neuer Strukturen und Methoden oder bei umfangreicher, teamübergreifender Zusammenarbeit sind Freelancer wertvoll.
Vor- und Nachteile
IT-Outsourcing bringt Vor- und Nachteile mit sich, die sorgfältig abgewogen werden müssen, um den Erfolg eines Unternehmens zu sichern:
Vorteile
Die Auslagerung von IT-Dienstleistungen kann kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) mehrere entscheidende Vorteile bieten. Das IT-Outsourcing ermöglicht einen flexiblen Ansatz sowie Kosteneinsparungen. Für KMU ist es oft schwierig, einen Vollzeit-IT-Mitarbeiter voll auszulasten. Durch das Outsourcing ist es einfach, die Kapazität an die sich ändernde Nachfrage anzupassen. Das führt zu erheblichen Kosteneinsparungen. Diese sind der kurzen Zusammenarbeit geschuldet, da Sie den Freelancer nur während der tatsächlich benötigten Projektzeit bezahlen, im Gegensatz zu den kontinuierlichen Gehaltskosten eines fest angestellten Mitarbeiters.
Weiterhin ist der Zugang zu Expertenwissen ein Vorteil des IT-Outsourcings. Die Dienstleister verfügen über professionelle Teams, mit geschulten Mitarbeitern, die auf mehr erfolgreiche und abgeschlossene Projekte zurückblicken können, als ein Festangestellter – von dieser Erfahrung profitiert dann das auftraggebende Unternehmen und kann so der Konkurrenz einen Schritt voraus sein.
Mit dem Beauftragen externer Unternehmen geht auch der Vorteil einher, dass von häufigen Aktualisierungen und Innovationen, die von den Outsourcing-Anbietern angeboten werden, profitiert wird. Dabei werden ebenfalls Kosten eingespart, die das eigene Unternehmen andernfalls in Schulungen des angestellten Personals oder in andere interne Aufgaben investieren müsste.
Nachteile
Für viele Unternehmen ist das IT-Outsourcing eine praktikable Lösung. Natürlich gibt es aber auch Nachteile, derer man sich bewusst sein sollte, bevor man die Entscheidung für oder gegen das Outsourcing der IT entscheidet.
Sicherheitsrisiken gehören zu den größten Bedenken im Zusammenhang mit IT-Outsourcing. Bei der Übergabe sensibler Daten müssen Unternehmen darauf vertrauen, dass ihr Dienstleister diese sicher aufbewahrt. Es muss also geprüft werden, ob das beauftragte Unternehmen wirklich in der Lage ist, die Daten zu schützen. Das wird dadurch gelöst, dass die Dienstleister ausschließlich über ein VPN mit dem internen Netzwerk kommunizieren und Freelancer für ihre Arbeit die vom Kunden bereitgestellte Hardware (wie Laptops und Smartphones) nutzen.
Wenn eine ganze IT-Landschaft oder ein Geschäftsprozess ausgelagert wird, entsteht zudem eine starke Abhängigkeit von diesem Dienstleister – die Auswahl des richtigen Anbieters ist also entscheidend.
Überdies erfordert eine erfolgreiche Zusammenarbeit eine gute Kommunikation, da Outsourcing immer bedeutet, dass man einen Teil der Kontrolle abgibt – eine Aufgabe, die intern leichter zu bewältigen ist.
Ein weiterer Aspekt, der bedacht werden muss, ist die Auswirkung des IT-Outsourcings auf das interne Team. Es kann beim eigenen Personal das Gefühl erwecken, ersetzt zu werden, was zu einer Verringerung der Motivation führen kann. Dies geschieht, obwohl sich die personelle Zusammensetzung des Teams tatsächlich nicht verändert. Das Outsourcing kann also unbeabsichtigte Botschaften des Misstrauens an die Mitarbeiter senden, was eine sorgfältige interne Kommunikation erforderlich macht, um solche Missverständnisse zu vermeiden. All diese Faktoren sollten in Betracht gezogen werden, bevor Sie entscheiden, ob IT-Outsourcing für Ihr Unternehmen geeignet ist oder nicht.
Fazit
IT-Outsourcing ist eine effektive Strategie für Unternehmen aller Größen, um Zugang zu spezialisiertem Fachwissen zu erhalten, Kosten zu senken und ihre Effizienz zu steigern. Es ermöglicht die Konzentration auf Kernkompetenzen, während Aufgaben wie Softwareentwicklung, IT-Support und Infrastrukturmanagement an externe Dienstleister wie Systemhäuser, Agenturen oder Freelancer ausgelagert werden. Diese Flexibilität bietet nicht nur Kostenvorteile, sondern auch Zugang zu fortschrittlichen Technologien. Allerdings müssen Unternehmen dabei Sicherheitsrisiken und die Abhängigkeit von Dienstleistern sorgfältig abwägen. Eine klare Kommunikation und strategische Planung sind entscheidend, um die Vorteile des Outsourcings voll auszuschöpfen und die betrieblichen Ziele effektiv zu unterstützen.
FAQ
Welche Ziele hat Outsourcing?
Zu den Zielen des Outsourcings gehören die Konzentration auf das Hauptgeschäft, die Senkung der Kosten, die Verbesserung der Anpassungsfähigkeit, die Steigerung der Qualität, der Erwerb von Spitzen-Know-how und die Vermeidung und/oder Minimierung von Risiken.
Was sind die Vorteile von Outsourcing?
Ein wichtiger Grundsatz des Outsourcings ist die Beibehaltung von Schlüsselkompetenzen im Unternehmen. Zu den wichtigsten Vorteilen des Outsourcings gehören Kostensenkung, Zeitersparnis, Zugang zu Fachwissen des Dienstleisters und die Möglichkeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.
Welche Nachteile hat Outsourcing?
Outsourcing kann zu einem hohen Kommunikations- und Koordinationsaufwand führen und birgt das Risiko des Verlusts von Betriebsinterna und eigenem Know-how. Zudem kann es zu einer Abhängigkeit vom externen Dienstleister und einer Demotivation der eigenen Mitarbeiter kommen, während die Qualität der Leistungen des Outsourcing-Partners schwer zu kontrollieren ist.
